Diese Dokumentation beschreibt, wie Buchungen, Zahlungen und Stornierungen entstehen, gespeichert, geändert und aufbewahrt werden. Sie dient als Verfahrensdokumentation im Sinne der GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019) und soll einer Betriebsprüfung ermöglichen, den Weg jedes Geschäftsvorfalls von der Entstehung bis zur Aufzeichnung nachzuvollziehen.
| Unternehmen | Die Pottbäckerei, Inhaber Felix Hochmuth |
| Unternehmenssitz | Treuenbrietzener Tor 37, 14943 Luckenwalde |
| Werkstattstandort | Breite Straße 15, 14943 Luckenwalde |
| Steuerliche Einordnung | Kleinunternehmer nach § 19 UStG — kein Umsatzsteuerausweis |
| Verantwortlich für das Verfahren | Felix Hochmuth (Inhaber) |
| Gewinnermittlung | Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG (Zuflussprinzip) |
| System | Anbieter | Funktion im Verfahren |
|---|---|---|
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Jede Buchung erhält im Augenblick ihrer Entstehung automatisch eine Belegnummer im Format JJJJ-NNNN (Beispiel: 2026-0001). Die Nummern werden von der Datenbank fortlaufend und je Kalenderjahr lückenlos vergeben; die Vergabe erfolgt transaktionssicher, sodass keine Nummer doppelt entstehen oder ausgelassen werden kann. Stornierungen erhalten eine eigene Nummer mit vorangestelltem S (Beispiel: S2026-0007) und verweisen auf den ursprünglichen Beleg. Die Belegnummer ist technisch gegen Änderung gesperrt.
Firmenveranstaltungen. Buchungen aus „Firmentermine“ (z. B. Weihnachtsfeier) laufen in einer eigenen Tabelle, nutzen aber dieselbe lückenlose Nummernreihe. Je Buchung gibt es zwei Rechnungen: die Anzahlungsrechnung (50 %, per PayPal bezahlt) mit der Nummer, die die Datenbank beim Anlegen vergibt, und die Schlussrechnung über den Restbetrag, die das Team nach der Veranstaltung erstellt (Zahlungsziel 14 Kalendertage). Das Rechnungsdatum ist der Tag der Ausstellung. Ein Storno erhält eine eigene Nummer mit vorangestelltem S. Nummern, Beträge und Rechnungsdaten sind gegen Änderung gesperrt, verbuchte Datensätze lassen sich nicht löschen, und jede Änderung (auch Versand und Zahlungseingang) steht in einem eigenen, nur ergänzbaren Protokoll. Die Rechnungen erscheinen in der Buchhaltungssicht und im Export.
Die Anforderungen der GoBD an die Unveränderbarkeit werden technisch in der Datenbank durchgesetzt, nicht organisatorisch:
Zahlungen erfolgen ausschließlich unbar. Der Regelfall ist die Onlinezahlung über PayPal unmittelbar im Buchungsvorgang; PayPal liefert eine eindeutige Transaktionsreferenz (Order-ID), die im Beleg und im Belegjournal gespeichert wird. Damit ist jeder Zahlungseingang zweifelsfrei einem Beleg zuordenbar und über den PayPal-Kontoauszug abstimmbar. Wird ohne Vorkasse reserviert, bleibt der Beleg im Status „offen"; der Zahlungseingang wird erst nach tatsächlichem Eingang im System vermerkt — der Zeitpunkt dieser Statusänderung wird protokolliert. Bareinnahmen werden im Buchungssystem nicht abgebildet; eine Kassenführung findet nicht statt.
Stornierungen werden niemals durch Löschen abgebildet. Der ursprüngliche Beleg bleibt vollständig erhalten und wird durch einen Storno-Beleg mit eigener Nummer aufgehoben. Der Zeitpunkt der Stornierung, die auslösende Person (Gast über den Storno-Link, Mitglied im Mitgliederbereich oder Team im CRM) sowie der vorherige Status werden im Änderungsprotokoll festgehalten. Erstattungen erfolgen über den ursprünglichen Zahlungsweg und sind über die PayPal-Transaktionsreferenz nachvollziehbar.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre (§ 147 AO). Zur Sicherstellung der maschinellen Auswertbarkeit und der Lesbarkeit über die gesamte Frist gilt:
Der Zugriff auf Buchungs- und Belegdaten ist auf Konten mit Team-Kennzeichnung beschränkt und wird auf Datenbankebene durchgesetzt (Row Level Security). Die Anmeldung erfolgt passwortlos über einen E-Mail-Anmeldelink; Passwörter werden nicht gespeichert. Website-Besucher können ausschließlich neue Buchungen anlegen sowie ihre eigene Buchung über die Kombination aus Belegnummer und E-Mail-Adresse einsehen und stornieren. Ein lesender Zugriff auf fremde Vorgänge ist technisch ausgeschlossen. Das Änderungsprotokoll ist ausschließlich lesbar, für niemanden änderbar.
Fällt die Datenbankverbindung während einer Buchung aus, wird der Vorgang vorübergehend im Browser des Gastes gespeichert und zusätzlich unmittelbar per E-Mail an die Werkstatt gemeldet, damit kein Geschäftsvorfall verloren geht. Das CRM weist auf solche Fälle sichtbar hin und erlaubt die Nachübertragung; die Belegnummer wird dann bei der Übertragung vergeben. Diese Vorgänge sind über die E-Mail-Benachrichtigung zusätzlich belegt.